A székhelyszolgáltatás lényege és legfőbb feladata, hogy egy erre szakosodott cég irodájában helyet biztosít egy alakulóban lévő vagy már meglévő cég székhelyének. Ez azonban nem csak azt jelenti, hogy lesz egy biztos címünk, melyet beírhatunk az alapítói dokumentumba. (x)
A székhelyszolgáltatás több szolgáltatás egyvelegét jelenti, tartalma pedig cégenként változó lehet. Pénzünkért cserébe hol többet, hol kevesebbet kapunk, ám a székhelyszolgáltatónak a legalapvetőbb esetben is biztosítania kell azokat a feltételeket, melyek egy cég legális, zökkenőmentes működéséhez a székhely szempontjából szükségesek.
Ebben a cikkben éppen ezért összegyűjtöttük a legfontosabb tudnivalókat azzal kapcsolatban, mit kell tartalmaznia a megbízható szolgáltató által kínált székhelyszolgáltatásnak.
Megjelölés székhelyként
A legalapvetőbb dolog, melyet a székhelyszolgáltatás minden esetben magába foglal, nem más, mint az adott címre vonatkozóan a szolgáltató irodájának székhelyként történő megjelölése. Ez azt jelenti, hogy a vállalkozás székhelyeként az adott szolgáltató címe fog megjelenni minden fontos dokumentumon, többek közt az alapítói okiraton, a cégjegyzékben vagy épp a bankszámla-kivonaton.
A székhelyként történő megjelenésez egy szerződésre és egy befogadó nyilatkozatra lesz szükség, mely a székhelyszolgáltató és a székhelyet igénybe vevő közt jön létre. A cégnek székhelyén gazdasági tevékenységet nem kell végeznie.
Levélküldemények átvétele
A legtöbb szolgáltató esetében szintén alapvető szolgáltatásnak számít a cég hivatalos levelének kezelése, a postai küldemények átvétele. Ez egy vállalkozás számára rendkívül fontos, hiszen ilyen módon nem kell aggódni amiatt, hogy nem tudjuk személyesen átvenni leveleinket és nem kell bajlódni azzal, hogy erre a célra külön irodát tartsunk fenn és a levelek érkeztetésével foglalkozó, meghatalmazott személyt alkalmazzunk.
A székhelyszolgáltatásban foglalt levélátvétel nagy előnye, hogy a hivatalos és nemhivatalos levelek átvételére egyaránt vonatkozik, ami azt jelenti, hogy a szolgáltató cég alkalmazottja az ajánlott és a tértivevényes leveleket is átveszi, az átvételt pedig a cég hivatalos pecsétjével igazolja.
Dokumentumok szkennelése, továbbítása
A hivatalos levelek átvétele önmagában még nem minden. Manapság a legtöbb székhelyszolgáltató ugyanis már ezek szkennelését és 24 órán belül történ, e-mailben történő továbbítását is vállalja, ez pedig egy olyan lehetőség, mely a legtöbb vállalkozás számára igazán kényelmessé teszi a székhelyszolgáltatást.
Ez különösen hasznos lehet olyan cégek esetében, akik tevékenységüket nem azon a településen végzik, ahol székhelyük be van jelentve, így nincs lehetőségük arra, hogy adott időközönként személyesen vegyék át a székhelyszolgáltatótól a számukra érkező, hivatalos és nem hivatalos küldeményeket.
Ilyen módon pedig akár minden nap, a számítógép előtt ülve ellenőrizhetjük azt, hogy érkezett-e fontos küldeményünk, és biztosak lehetünk abban, hogy egyetlen lényeges határidőt, felszólítást vagy egyéb, fontos ügyre figyelmeztető levelet nem fogunk elmulasztani.
Hó végén a legtöbb helyen a levelek fizikai formában is kipostázásra kerülnek, azonban ilyenkor már nem érhet minket nagy meglepetés, hiszen a virtuális megoldásnak köszönhetően már tisztában vagyunk azok tartalmával.
Tárgyalóbérlés és egyéb szolgáltatások
Sok cég esetében előfordulhat az, hogy egy fontos megbeszélés lebonyolításához tárgyalóra van szükség, azonban saját ingatlan híján ezt nem tudja kivitelezni. Akadnak azonban olyan székhelyszolgáltatók, akik külön tárgyaló rendelkezésre bocsájtásával erre is lehetőséget biztosítanak ügyfeleiknek. A székhelyszolgáltatást igénybe vevő cég ilyen esetekben igényelheti azt, hogy egyes megbeszéléseket a partnereivel a saját székhelyén bonyolítson le.
Ezt a szolgáltatást sok székhelyszolgáltató azonban nem tudja biztosítani, hiszen az esetek többségében a szolgáltató cégek maguk sem rendelkeznek akkora ingatlannal, hogy ez kivitelezhető legyen.
Akadnak ezen felül olyan, ritkán, általában külön megbízási szerződés mellett igényelhető szolgáltatások is, mint például a faxfogadás vagy az internet-használat igénybevétele, ezek azonban a mai, modern vállalkozások számára már kevésbé relevánsak, éppen ezért kevés szolgáltatónál találkozhatunk velük.
Iparűzési adómentesség
Sok cég akad, akik azért döntenek a székhelyszolgáltatás mellett, mert az iparűzési adómentességet biztosít számukra. Fontos tudni azonban, hogy ez kizárólag csak az olyan településeket található szolgáltatókra igaz, ahol a helyi iparűzési adó mértékét 0%-ban határozták meg.
Magyarországon megközelítőleg 500 ilyen település található. Ha egy cég székhelyét egy ilyen településre helyezzük, az azt jelenti, hogy teljesen legális körülmények közt spórolhatjuk meg azt a terhet, melyet egy vállalkozásra az árbevétel tükrében az iparűzési adó róna. Ilyen módon pedig évente akár százezreket is megtakaríthatunk. Ezt az összeget pedig hatékonyan forgatható vissza a cég alaptevékenységének fejlesztésébe.