Pénz és hivatás

Így írj emailt pandémia alatt: a protokollszakértők szerint jobb figyelni néhány dologra

Kevés olyan terület van, amire a koronavírus nem volt hatással. Megváltozott az is, ahogyan emaileket írunk, pedig az online levelezés udvariassági szabályai eddig is sok kérdést nyitva hagytak. A BBC protokollszakértőket kérdezett meg, hogy megtudjuk: hogyan írjunk levelet világjárvány idején, egy olyan időszakban, amikor talán minden korábbinál több elektronikus üzenetet írunk.

Számítanak az apróságok

Bár elsőnek talán túlzásnak tűnik ekkora feneket keríteni a dolognak, a BBC által megkérdezett szakértők mindegyike megerősítette, hogy érdemes most alaposan átgondolni, mit hogyan fogalmazunk meg. Egyrészt az olyan, korábban jól bevált elköszönések, mint a „Minden jót” vagy az „Üdvözlettel” most túlságosan távolságtartónak tűnhetnek, ha valamilyen formában nem ismered el a helyzet súlyosságát és különlegességét, az azt a benyomást keltheti, mintha kizárólag az üzlet érdekelne, ez pedig nem fog szimpatikusabbá tenni. Néhány jó szó azonban segíti az összetartozás érzését, így nem csak az emailed lesz figyelmesebb, de hosszabb távon az általános jó hangulat megőrzéséhez is hozzájárulsz.

Ugyanilyen fontos az is, hogy a lehető legegyértelműbben fogalmazz, és a stílusod se legyen félreérthető, hiszen most nagy valószínűséggel nem lesz lehetőség arra, hogy személyesen, élő szóban tisztázzátok a félreértéseket.

Ugyanakkor óva intenek attól is, hogy átess a ló másik oldalára: a túlzásba vitt bizalmasokodás, különösen akkor, ha nem is ismered közelről, személyesen azt, akinek írsz, tolakodó hatású lehet, vagy éppen a félelem érzését növeli, azt a benyomást keltheti, hogy annyira veszélyes időket élünk, hogy nem is lehet másról beszélni.

Olvastad már?  Ezt az 5 szót kerüld el, ha emailt írsz, mert kevésbé lesz hatásos a mondanivalód

ArturVerkhovetskiy/depositphotos.com

Mit írj és mit ne írj

A szakértők szerint érdemes kerülni néhány olyan kifejezést, amely korábban működött, például most azt írni, hogy „Remélem, jól telik a heted” azt a hatást kelti, mintha fogalmunk sem lenne róla, mi zajlik odakint. Az olyan fordulatok, mint a „Remélem, te és a családod biztonságban vagytok”, illetve általában a biztonság említése viszont a félelemérzetet idézheti meg, és különösen rosszul jöhet ki akkor, ha esetleg a címzett családjában már van megbetegedés, vagy éppen valamilyen veszteséget dolgoznak fel.

A legtöbb szakértő azt javasolja, hogy az emailedet csomagold „szendvicsbe”, vagyis az első mondatnál és az utolsó mondatnál utalhatsz a jelenlegi helyzetre.

Például nyithatod azzal az emailt, hogy „Remélem, minden rendben veled és jól vagytok a körülményekhez képest”. Ezt aztán rögtön követheti is a mondanivalód, amiért az emailt írtad, majd a lezárás lehet valamilyen udvarias, nem túl tolakodó, de mégis kedves elköszönés, például egy „Vigyázzatok magatokra”, de ha nem túl sürgős az email, akkor írhatod azt is, hogy „Várom válaszodat, amint lesz egy kis időd” – ez például az otthonról dolgozó szülőknek, akiknek a gyerekei is otthon vannak most, biztosan sokat jelent.

Mi a helyzet a humorral?

Ezekben a különösen stresszes időkben egy kis humor vagy kikacsintás csodákat tehet az ember hangulatával, ám a szakértők itt is figyelmeztetnek: nem tudhatod, hogy akinek a leveledet írod, éppen milyen hangulatban van. Egy „Üdvözlettel a nappalimból” vagy egy „Mosom kezeimet” mókás elköszönés lehet, de nem annak, aki például hatósági karanténban van, esetleg megbetegedett egy közeli hozzátartozója, vagy komoly anyagi problémákkal találta szemben magát. Az általános tanács az, hogy a család említését, a humort és a személyesebb megjegyzéseket tartogasd azoknak, akiket egyébként ténylegesen, közelről ismersz, a többi leveledben pedig maradj meg az együtt érző, de nem tolakodó formáknál.