Pénz és hivatás

Ezt az 5 szót kerüld el, ha emailt írsz, mert kevésbé lesz hatásos a mondanivalód

Elgondolkodtál már azon, hogy hány emailt küld el naponta az emberiség? A válasz felfoghatatlan, több, mint 100 milliárdot. Ebben benne vannak a spam-ek is, azonban kétségtelen, hogy az email rendkívül fontos kommunikációs forma, főleg céges berkekben. Céges emailt írni a főnöködnek vagy egy fontos ügyfélnek idegőrlő lehet, hiszen nem mindenki bánik jól a szavakkal, főleg nem írásos formában. Egy elektronikus üzenetnél fontos, hogy lehetőleg rövid, de hatásos legyen, ugyanakkor precíz és lényegre törő. Ezt azzal érheted el, hogy az alábbi öt kifejezést mellőzöd. 

Remélhetőleg

Az egyik legmegosztóbb szó, amely ugyan bizonyos szövegkörnyezetben elfogadható, de a legtöbben nem akkor használják, így jobb elkerülni úgy, ahogy van. Inkább írd azt, hogy „Remélem, jól sikerült a megbeszélés”. Egy olyan mondat, ami így hangzik, hogy „Remélhetőleg elégedett lesz az ügyfél” vagy „Remélhetőleg sikerül átnézned a jelentést” negatív hangulattal tölti meg a mondanivalód. 

Úgy gondolom

Persze, hogy úgy gondolod, hiszen te írod a levelet. Ez is egy kétes megfogalmazás, hiszen azt sugallja, hogy valamiben nem vagy biztos. Akik a leveled olvassák, többnyire tényekre kíváncsiak, illetve ha szeretnél tőlük valamit kérni, azt finoman, de határozottan tedd, ne úgy, hogy „Úgy gondolom, reggel 9-kor kellene kezdenünk a meetinget”. Ez olyan, mintha a kezed idegesen tördelve, egyik lábadról a másikra álldogálva írnád mindezt. Ha azt írod, hogy „Reggel 9 órai meetinget javaslok”, az sokkal professzionálisabb és céltudatosabb hozzáállást mutat. 

Csak

Szintén egy olyan szó, amit meggondolatlanul használunk, általában teljesen feleslegesen és túl gyakran. Azzal, hogy egy mondatba beleírod, hogy „csak”, a saját önbizalmad és talpraesettséged ásod alá. Egy kutatás szerint sokkal nagyobb az esélye, hogy válaszolnak, sőt, pozitív választ adnak az emailedre, ha nem köntörfalazol, hanem szimplán megírod, mit szeretnél.

Olvastad már?  Így írj emailt pandémia alatt: a protokollszakértők szerint jobb figyelni néhány dologra

„Csak azért írok, hogy…” vagy „Csak azt szeretném kérdezni, hogy…” Ez úgy hangzik, mintha nem tudnád pontosan, mit is akarsz. Hagy el a csak-ot és kész, ne kerülgesd a forró kását, hanem egyből térj a tárgyra. 

Hamarosan

Misztikusnak szeretnél látszani? Akkor használd nyugodtan ezt a szót. Ha azonban tudod, mit szeretnél és mikor akarod, akkor fogalmazz pontosabban. Ha valamit időben szeretnél megkapni, írd, hogy „a lehető leghamarabb”, sőt, határidőt is nyugodtan szabhatsz: „Szükségem lenne az információra legkésőbb kedd 17.00 óráig.” Ez nem hangzik követelőzésnek, mindössze egy markáns kérésnek. Így sokkal komolyabban veszik majd és nagyobb az esélye, hogy a kért időben teljesítik is. 

Sajnálom

Mindenki szeretne udvariasnak tűnni, nemcsak élőben, hanem írásos kommunikációjában is, azonban egy emailben ez sokszor feleslegesnek hathat. A cikk elején említettük, hogy egy email akkor hatásos, ha lényegre törő és nem köntörfalaz. Egy hozzátett „sajnálom” szükségtelen sallang, amit lelkiismeretfurdalás nélkül el lehet hagyni.

Ha azt írod, hogy „Sajnálom, a 11 órai kezdés nem jó nekem”, akkor nem tűnsz olyan határozottnak, mintha azt írnád: „A 11 órai kezdés nem működőképes számomra.” Ez a mondat ugyanazt jelenti, mégis az jön le belőle, hogy biztos vagy magadban. Még jobb, ha – miután jelezted, hogy mi nem működik neked – egyből hozzá is teszed a megoldást: „A 11 órai kezdés nem működőképes számomra, de 12-re már ott tudok lenni.” Ez nem udvariatlan, hanem magabiztos, összeszedett benyomást kelt rólad.