Mindenki szeretne udvariasnak tűnni, nemcsak élőben, hanem írásos kommunikációjában is, azonban egy emailben ez sokszor feleslegesnek hathat. A cikk elején említettük, hogy egy email akkor hatásos, ha lényegre törő és nem köntörfalaz. Egy hozzátett „sajnálom” szükségtelen sallang, amit lelkiismeretfurdalás nélkül el lehet hagyni.
Ha azt írod, hogy „Sajnálom, a 11 órai kezdés nem jó nekem”, akkor nem tűnsz olyan határozottnak, mintha azt írnád: „A 11 órai kezdés nem működőképes számomra.” Ez a mondat ugyanazt jelenti, mégis az jön le belőle, hogy biztos vagy magadban. Még jobb, ha – miután jelezted, hogy mi nem működik neked – egyből hozzá is teszed a megoldást: „A 11 órai kezdés nem működőképes számomra, de 12-re már ott tudok lenni.” Ez nem udvariatlan, hanem magabiztos, összeszedett benyomást kelt rólad.
