Mellette pedig természetesen a tengernyi papírmunka, a számlázás, az adminisztráció, és természetesen mindezt határidőre, hiszen a jog nem ismer olyan mentesítő körülményt, hogy “késés”.
Ezt a tengernyi folyamatot mind kézben tartani nem egyszerű, pláne, ha nem állnak rendelkezésre olyan megoldások, mint a MiniCRM projektmenedzsmentre is alkalmas felhőalapú szoftvere. És hogy miben is könnyíti meg egy ügyvédi iroda mindennapjait egy ilyen szoftver? Meséljék el maguk a dolgozók!
Profi ügyfélkezelés
„Rengeteg futó ügyem van jelenleg is, válóper, gyermekelhelyezési per, hisz én vagyok az az irodában, aki a családjogi ügyekkel foglalkozik. Mindezt fejben tartani képtelenség lenne, de szerencsére nem is kell.
Az irodámban a laptopomon mindig egy külön böngészőablakban fut a MiniCRM, így ha megcsörren a telefonom, miközben a hívó bemutatkozik, már pötyögöm is be a nevét, és azonnal megjelenik előttem az adatlapja. Minden előzményt egy helyen látok, és azonnal meg tudom mondani az ügyfélnek, hogyan áll az ügye, és válaszolni tudok a kérdéseire.
– Igen, kedves Ágota, köszönöm az érdeklődést, az indítványát múlt pénteken adtam be a bíróságra, így most arra várunk, hogy visszajelezzenek valamit. Persze, beleírtam azt is, amit a múltkori beszélgetésünkkor mondott, hogy a gyermek is inkább Önnel szeretne élni a volt férje helyett.
Ha nem lenne CRM rendszerünk, biztosan nem lennék ennyire naprakész minden infóval!“
Határidők betartása
„A kollégák és saját magam szerint is én vagyok a legszétszórtabb az irodában, márpedig a jogi szakmákban ez egy nagyon nagy hátrány. Amíg mindent csak post-it cetlikre írtunk fel vagy Excel-táblákban vezettünk, nem egyszer kerültem kellemetlen helyzetbe amiatt, hogy elcsúsztam a határidőkkel. El lehet képzelni, mennyire kínos volt magyarázkodni az ügyfél előtt, hogy a bíróság nem kapta meg időben az iratokat, ezért húzódik tovább az ügye…
Mióta viszont CRM-et használunk, ez nem fordulhat elő, hiszen ez az okos program mindig figyelmeztet. A Mai napom nézetben ott sorakozik az összes teendőm, ami pedig lejárt, az pirosan világít, így még napon belül is teljesen átláthatóak a feladatok. Rengeteg stresszelést megspórol nekem ez a rendszer, állítom, hogy mentálisan sokkal egészségesebbnek és kiegyensúlyozottabbnak érzem magam, mióta ezzel a szoftverrel dolgozom.”
Automata számlázás
„Én vagyok az irodában a számok embere, azaz én foglalkozom mindenféle számlázással. Ezeket mind kézzel kiállítani meglehetősen hosszas és idegörlő feladat, de szerencsére a CRM besegít.
A beépített számlázó modul ugyanis automatikusan kiállítja, és még ki is küldi a számlákat az ügyfeleknek, mindezt úgy, hogy a NAV felé történő adatszolgáltatás is megvalósul. Ezzel rengeteg időt spórol nekem.”
