Rohanó világunkban nagyon nehéz úgy beosztani az időnket, hogy minden tervünket véghez tudjuk vinni. Vannak azonban praktikák, amelyeket nem árt ismernünk, hogy produktívabb napjaink lehessenek. (x)
Egy apró példa a bevásárlással kapcsolatos. Ha felkészülten megyünk boltba, eltervezzük, hogy mit fogunk vásárolni, akkor sokkal hatékonyabban működhet ez a napi szintű tevékenység. A szupermarketek kínálatát, például a Pennyét is megtaláljuk online is, akár előre kiválaszthatjuk, mit szeretnénk beszerezni másnap a vásárlás során.
Az említett példán kívül rengeteg más terület van, ahol néhány trükköt alkalmazva egy napra több feladatot vállalhatunk az átlagnál. Sokszor olvashatjuk, hallhatjuk, hogy „Élj kiegyensúlyozottan!”, „Oszd be jól az időd!” stb., azonban az ezekhez tartozó technikák már ritkábban jönnek szembe velünk. Az alábbi lépéseket követve viszont valamelyest hatékonyabban tölthetjük mindennapjainkat.
1. Sport
Ha úgy érezzük, el vagyunk havazva a munkával, tanulmányokkal kapcsolatos teendőkkel, vagy akár mind a kettővel, első lépésként adjunk magunknak egy kis időt. Ajánlott sportolni, amikor is feltöltődünk, és frissült erővel kezdhetünk neki feladataink elvégzésének.
2. Terv
Nélkülözhetetlen része a fejlődési folyamatnak a tervezés. Fontos, hogy rendszeresen írjunk listát, milyen feladatok előtt állunk. Manapság választhatunk appok és számítógépes jegyzetek közül, vagy maradhatunk a hagyományos papír alapú tervnél. Szubjektív és nem lényeges, azonban válasszuk ki a számunkra komfortosabb változatot.
3. Időbecslés
Miután látjuk már, hogy körülbelül milyen hosszú a listánk, becsüljük meg egyesével, mennyi időre lehet szükség az adott feladatok elvégzéséhez.
4. Határidő
A határidő egy szignifikáns tényező, hiszen egyikünk sem szeret megkésni a feladata elvégzésével. Érdemes olyan határidőt megszabni magunknak, amit minimálisan még túl lehet lépni esetleges, váratlan tényezők felmerülése esetén.
5. Prioritás
Ha már tudjuk, hogy mi mennyi időt vesz igénybe, mennyi elvégzendő feladattal állunk szemben, következő lépésként mérlegeljük a fontosságukat.
6. Delegálható-e a feladat?
Tegyük fel, hogy egy munkatársunkra vagy ismerősünkre átruházhatunk egy-egy feladatot, és mi ezt kompenzálni tudjuk neki, akkor mindenképpen éljünk a lehetőséggel. Természetesen igyekezzünk win-win szituációt létrehozni a korrektség végett.
Tévhitek
Az alábbi pontokban összeszedtünk néhány gyakran ismételt, mégis hibás megjegyzést.
1. Időbeosztás
Sokszor halljuk, hogy „nincs időm”, azonban igaz, hogy mindenkinek 24 óra egy nap, és arra van ideje, amire szán is időt. Nyilvánvalóan vannak kivételes esetek, amikor nem ismerve tűrőképességünket, túlvállaljuk magunkat, azonban hosszú távon ez nem járható út. Ekkor sürgősen változtatni kell valamin.
2. Tervezett idősávok
Említettük cikkünk első felében, hogy becsüljük meg a feladathoz szükséges időt, sőt priorizáljuk is feladatainkat, azonban kiegészítenénk ezt azzal, hogy előfordulhatnak olyan szituációk, amikor el kell térnünk a tervtől. Nem szabad, hogy ettől stresszesebbek legyünk; ha úgy érezzük, hogy egy adott feladat fontosabb, több időt igényel a tervezettnél, akkor fordítsunk rá több időt. A lényeg az, hogy a cél, az eredmény tükrözze a belefektetett energiát.
3. Vállaljunk minél több feladatot
„Akkor leszünk igazán hatékonyak, ha a lehető legkevesebb feladatot csináljuk meg.”
A lusta emberek a legkreatívabbak – szokták mondani, hiszen minimális erőfeszítéssel oldanak meg minden szükséges feladatot. Valóban fontos, hogy a legoptimálisabb tevékenységeket folytassuk. Keveseknek sikerül megtalálni azokat a feladatokat, melyektől ténylegesen előre haladnak. Azonban érdemes észben tartani, hogy nem kifizetődő, ha túlvállaljuk magunkat; attól nem leszünk sikeresebbek az életben.
4. „Tervfüggőség”
Néhányan úgy állunk a tervekhez, hogy úgysem tudjuk véghez vinni, ezért nem is írjuk meg. Nagy hiba! A másik szélsőség pedig, ha mindenáron ragaszkodunk a tervünkhöz. Tisztázzuk: a terv egy irányadó tényező céljaink eléréséhez, viszont, ha közbejönnek egyéb nehézségek, és változtatni kell a terven, alkalmazkodjunk hozzájuk! Számtalan jó emberi tulajdonságot fel lehet sorolni, az egyik legfontosabb talán az alkalmazkodás képessége. Az élet számos területén jól jön, ha képesek vagyunk alkalmazkodni környezetünkhöz, illetve a minket körülvevő személyekhez.
Összegezve tehát olvassunk utána többféle időgazdálkodási technikának, próbáljuk ki őket. Ha nincs segítségünkre az egyik, próbáljuk ki a másikat. Mindannyiónk más-más egyéniséggel rendelkezik, ne akarjunk standard trükkök mintájával élni. Csiszolgassuk őket, formázgassuk, és egyszer megtaláljuk majd a számunkra megfelelő módszert.