Milyen előnyökkel bír egy konferencia? A konferenciák egyre nagyobb népszerűségnek örvendenek: azon túl, hogy kikapcsolódást jelent az irodai napi rutinból, kiváló alkalom arra, hogy szakmabeliekkel találkozzunk, új kutatási eredményekről halljunk, és hogy kapcsolatokat alakítsunk ki. A konferenciaszervezés azonban nem kis munka, és sokkal nagyobb körültekintést igényel, mint más, egyéb rendezvények megszervezése. (x)
A konferencia kiváló lehetőség arra, hogy a szakmai képviselők találkozzanak az ország vagy világ bármely tájáról. Az eszmecsere és egymás kutatási anyaginak megtekintése, az előadások meghallgatása mind afelé vezetnek, hogy a képviselt szakma és az eredmények egymást támogassák, így segítve a kutatások előrehaladását. Akár tudományos a konferencia, akár üzleti, a cél ugyanaz: szakmai tapasztalatot és eredményeket mutatni a jelenlévőknek, akik ebből tanulhatnak, dolgozhatnak és inspirálódhatnak. Emellett persze a saját márkánk hírnevét is öregbíthetjük, amennyiben sikerül egy minőségi, emlékezetes eseményt szerveznünk.
Szervezés: mik a különbségek?
Bár alapvetően minden rendezvény átgondolt szervezést igényel, a konferenciaszervezés esetében különösen fontos a megfelelő logisztika és átgondoltság, hiszen a cégünk megítélése múlhat rajta. Ugyan az utóbbi években több esemény is az online térbe került, az elmúlt hónapokban kezdett visszatérni az élet a régi kerékvágásba, és ez a konferenciákra is igaz. Már nemcsak országon belül mehetünk ilyen találkozókra, hanem határon túl is, és ugyan a kultúrák különböznek, a konferenciaszervezés a legtöbb országban ugyanazt a protokollt követi.
Jellemzően, ha egy eseményre készülünk, kiválasztjuk a megfelelő helyet. Konferencia esetében azonban elsőként a témát kell megállapítanunk, hiszen ez alapján tudjuk felmérni, hogy mekkora helyre lesz szükség. Egy belgyógyászoknak szóló eseményen vélhetően többen vesznek részt, mint egy, a kopogtatóbogarak szaporodásáról szóló konferencián, így ennek szellemében kell megtalálnunk az ideális férőhelyes helyszínt. Ezután hasonlóan fontos a megfelelő időpont kitűzése, amelynél általános szabály, hogy kerüljük az ünnepeket és hosszú hétvégéket. Ugyanitt kell eldöntenünk azt is, hogy csak egy délutánt, esetleg több napot szánunk az eseménynek.
Ha már adott a téma, a hely és az idő, koncentrálhatunk a díszítésre, a színvilágra – ami itt a brandünk megjelenítését hivatott szolgálni. Megtervezhetjük a terem és a hall dekorációját, ahogy a kiadványokat és esetleges ajándékokat is.
Az is ránk van bízva, hogy biztosítunk-e étkezést, vagy csak teát és kávét kínálunk. Ez utóbbi a könnyebb megoldás, de leginkább a rövidebb találkozókon szokták alkalmazni. Ha vállaljuk az étkeztetést, ügyelni kell arra, hogy legyen választék, és el kell döntenünk, hogy svédasztalt szeretnénk vagy kiszolgáló személyzet segítségével bonyolítjuk le az étkeztetést.
Konferenciákat jellemzően belépőjeggyel szoktak meghirdetni. Mivel jóval nagyobb szabású, mint egy workshop, és nem is arról szól, hogy eladjunk valamit, nem csak és kizárólag befektetés egy ilyen szervezése, ennek ellenére meg lehet kérni a jegyek árát. Mivel a konferenciaszervezés sokkal nagyobb beruházás, mint egy ankét vagy egy szeminárium, nem maradhat el a kockázatelemzés és a vezetőséggel való egyeztetés. Így biztosíthatjuk, hogy nem jövünk ki rosszul abból, ha ilyen esemény szervezésére adjuk a fejünket.
Mivel nem csak egy előadással vagy programmal szolgálunk, fontos, hogy legyen egy menetrend, amit a résztvevőknek és nekünk is pontosan be kell tartani. A konferenciák nem ritkán többnaposak, így szálláshely-keresésben is segíthetünk a résztvevőknek, sőt, ha van rá keret, biztosíthatunk is szállást a konferencia idejére!
Egy konferencia bizonyos szempontból hasonlít egy koncertre vagy egy színházi előadásra: minél nagyobb szaktekintélyeket hívunk meg, annál több érdeklődőt várhatunk. Mivel ezzel mi is jól járunk, érdemes a legjobb lehetőségeket és szolgáltatásokat nyújtanunk az érdeklődőknek, hiszen pozitív élmény esetén várhatóan visszatérő vendégek lesznek.
Konferenciaszervezés mint kihívás
Konferenciát szervezni közel sem ugyanolyan, mint egy nagyobb találkozót összehozni. A konferencia egy szolgáltatás, ahová a vendégek azért jönnek, hogy új információkat tudjanak meg egy bizonyos témáról. Kíváncsiságukat ki kell elégítenünk, és tennünk kell róla, hogy úgy hagyják el a helyszínt, hogy legyen igényük visszatérni hozzánk. Fontos az első benyomás, a profizmus, a helyszín, az étel, az ital, az előadás és az esetleges ajándék is. Amennyiben túl nagy feladatnak érezzük egy ilyen rendezvény lebonyolítását, inkább bízzunk meg egy céget, mert profik közbenjárásával garantáltan sikeres lesz az esemény.
Konferenciát szervezni nem olyan egyszerű, mint amilyennek elsőre látszik, ám bele lehet tanulni. Míg elsajátítjuk a rutint, figyeljük meg, hogy más hogyan csinálja, és ha úgy érezzük, belejöttünk, mi is megszervezhetjük az adott konferenciát nemcsak ügyfeleink, hanem a saját örömünkre is!