Ha beleírod ezt az e-mailjeidbe, tuti, hogy utálnak a kollégák

Írta: ,

E-mailben kommunikálni nem is olyan egyszerű. Az üzenet általában rövid, lényegre törő, kevésbé formális, mint egy hagyományos levél, mégsincsenek ott a hangsúlyok, gesztusok, mint az élő szó esetében, hogy kisegítsenek bennünket. Lehet, hogy a jó szándék vezet, de ha ezeket a kifejezéseket, szavakat használod a munkahelyi levelezésben, titokban a kollégáid agyára mehetsz.

„Elnézést, hogy ilyen későn…”

Mindenkivel megtörténik.

Sőt, még az is lehet, hogy nem a te hibád, hanem például egy másik fázisban akadt el a feladat, ami így későn jutott hozzád, és most te vagy az, akinek el kell vinnie a balhét.

Mégis, ha késve küldesz tovább valamit, fölösleges emiatt mentegetőzni, még rosszabb, ha elkezded megmagyarázni a késés okát.

Egyrészt, ha kibeszéled, hogy a csapatban ki és milyen hibát vétett, ami miatt csúszott a projekt, az a legkevésbé sem profi benyomást kelt, másrészt valószínű, hogy az olvasót mindez nem is érdekli – nem akard még tovább rabolni az idejét a magyarázkodással, inkább írj csak annyit, hogy köszönöd a türelémét, és legközelebb tegyél meg minden tőled telhetőt, hogy elkerüld a késést.

Ha a negatív helyett a pozitív kifejezést használod, valószínűleg az egyébként is kényes helyzet legalább nem lesz még kellemetlenebb senkinek.

„Egyszerű!”

Van úgy, hogy levélben kell valamit elmagyaráznod vagy megmagyaráznod egy kollégának vagy partnernek.

Ilyenkor sokan arra fókuszálnak, hogy a levélen keresztüli útmutató egyértelmű legyen, ami már önmagában is komoly feladat, s megfeledkeznek arról, hogy vigyázzanak: a nyelvezet ne legyen sértő.

Ha azzal kezded, hogy az egész pofon egyszerű és magától értetődő, az olvasó esetleg azt érezheti, hogy magától is rá kellett volna jönnie a megoldásra, esetleg nem mer kérdezni, ha mégsem ért valamit.

Fontos, hogy e-mailen keresztül is úgy tudj elmagyarázni dolgokat, hogy közben ne sértsd vele a másik büszkeségét – ahogy élőben sem tennéd.

Hagyj menekülőutakat neki, például „elsőre bonyolultnak tűnhet, de egyáltalán nem az”, vagy „ha egyszer már átlátod, nagyon könnyen kezelhető” – természetesen nem jó ötlet bonyolultnak láttatni az együttműködéseteket, de ezekkel a kifejezésekkel megtalálhatod a középutat.