Sose tudod, pontosan hányadán állsz a teendőiddel? Úgy érzed, elfolyik az idő, és semmivel sem haladsz úgy, ahogyan szeretnél? Túl keveset vagy túl sokat töltesz munkával, ami a magánéleted kárára válik? A mai világban nehéz optimálisan beosztani az időnket, de nem lehetetlen! Íme, pár egyszerű tipp, amik segíthetnek a megfelelő időmenedzsment kialakításában.
Rendszerezés a lelke
Veled is előfordult már, hogy a nagy rohanásban gyorsan beírtad a telefonod jegyzetébe, ami éppen eszedbe jutott? Aztán telefonálás közbe bevéstél egy fontos dátumot vagy szót a naptáradba, az irodában pedig folyton cetliken vezeted az aktuális teendőket. Nincs azzal semmi probléma, ha több helyen vezeted a tennivalókat, akkor van gond, ha ezeket nem rendszerezed bizonyos időközönként.
A munkádtól és elfoglaltságodtól függően iktass be heti egy vagy több alkalmat, mikor leülsz, és arra szánod az időt, hogy mindent összerendszerezz egy helyre. Ez lehet a telefonod vagy a határidőnaplód, a lényeg, hogy minden kerüljön egy helyre, így sokkal jobban átláthatod a folyamatokat, a rád váró feladatokat, és tudsz kalkulálni az időddel!
Szuper appok vannak erre
Manapság már számtalan hasznos applikáció segíthet abban, hogy bizonyos projekteket és feladatokat megfelelően tudjunk iktatni. Ha szabadúszó/vállalkozó vagy, a „to do list” alkalmazások nagyon jó társaid lehetnek, ilyen például a telefonok saját jegyzettömbje vagy emlékeztető alkalmazása, de ha profibb élményre vágysz, akkor az Any.do, Kyber, Trello vagy To-do lesz a te „embered”. Jegyzetfüzetnek még az Actions by Moleskine vagy Bear is kiváló megoldást kínál.
A naptár funkció szinte elengedhetetlen ahhoz, hogy nyomon követhessük a határidőket, találkozókat, megbeszéléseket, vagy éppen a randevúkat, születésnapokat és társaikat. Mind az Android, mind az IOS beépített naptár alkalmazása eléggé összetett és ideális felületet kínál ehhez, de ha még ennél is professzionálisabb applikációk keresünk, akkor a Google Calendar, TimeTree vagy éppen a Timepage is tökéletes megoldást kínálhat.
Végezetül pedig, ha az adott projekteket szeretnéd megosztani másokkal, a csapatoddal, és ehhez egy privát szervert keresel, ahol számtalan csoportot hozhatsz létre, feladatokat oszthatsz ki, cseveghetsz, a Slack tuti befutó lesz! Védett a rendszere, gépi bővítménye is van, és számtalan hasznos applikációval kompatibilis, összeköthető.
5 perc szünet
Végezetül, de nem utolsó sorban, elengedhetetlen, hogy olykor megállj, és kifújd magad! Az emberek többsége nem képes megálljt parancsolni saját magának. Ismerős az érzés, mikor reggel leülsz a géped elé, és azért, hogy „mielőbb letudd az aznapi teendőket” nem tartasz szünetet, majd azon kapod magad, hogy beszippantott a mátrix, már délután öt óra van, és ma még nem is ettél? Sajnos a feladatoknak van egy rossz tulajdonságuk: folyamatosan gyűlnek és soha nem lehet teljesen a végükre érni.
Hogyan kapcsolj ki? Ha nem szeretnél nagyobb szüneteket beiktatni, állíts be a telefonodon óránkénti emlékeztetőt, hogy ideje pihenned, és tarts minden órában 5 perc szünetet. Erre egyébként a Calm nevű applikáció nagyon hasznos, segít teljesen kikapcsolni. Azt is megteheted, hogy fix munkaidőt szabsz magadnak, amiből nem engedsz. Alkalmazottként ezt valamivel egyszerűbb megvalósítani, szabadúszóként vagy vállalkozóként már bonyolultabb, hiszen saját magunknak kell megszabnunk, mikor vagyunk elérhetőek, de ehhez nem minden ügyfél tud alkalmazkodni.
A legideálisabb megoldás talán az lehet, ha két részre bontjuk a munkanapunkat. A kora reggeli órákba letudjuk 2-3 órában azokat a feladatokat, amihez nem szükséges mások jóváhagyása, segítsége, majd délután, mikor már általában mindenki elérhető, rászánunk pár órát az ügyfelekkel kapcsolatos teendőkre.
Bárhogyan is alakítsd az időd, a pihenésre és a korlátokra mindig szigorúan figyelj oda!
Még nem szólt hozzá senki. Legyél te az első!