E-mailben kommunikálni nem is olyan egyszerű. Az üzenet általában rövid, lényegre törő, kevésbé formális, mint egy hagyományos levél, mégsincsenek ott a hangsúlyok, gesztusok, mint az élő szó esetében, hogy kisegítsenek bennünket. Lehet, hogy a jó szándék vezet, de ha ezeket a kifejezéseket, szavakat használod a munkahelyi levelezésben, titokban a kollégáid agyára mehetsz.
„Elnézést, hogy ilyen későn…”
Mindenkivel megtörténik. Sőt, még az is lehet, hogy nem a te hibád, hanem például egy másik fázisban akadt el a feladat, ami így későn jutott hozzád, és most te vagy az, akinek el kell vinnie a balhét.
Mégis, ha késve küldesz tovább valamit, fölösleges emiatt mentegetőzni, még rosszabb, ha elkezded megmagyarázni a késés okát.
Egyrészt, ha kibeszéled, hogy a csapatban ki és milyen hibát vétett, ami miatt csúszott a projekt, az a legkevésbé sem profi benyomást kelt, másrészt valószínű, hogy az olvasót mindez nem is érdekli – nem akard még tovább rabolni az idejét a magyarázkodással, inkább írj csak annyit, hogy köszönöd a türelémét, és legközelebb tegyél meg minden tőled telhetőt, hogy elkerüld a késést.
Ha a negatív helyett a pozitív kifejezést használod, valószínűleg az egyébként is kényes helyzet legalább nem lesz még kellemetlenebb senkinek.
„Egyszerű!”
Van úgy, hogy levélben kell valamit elmagyaráznod vagy megmagyaráznod egy kollégának vagy partnernek.
Ilyenkor sokan arra fókuszálnak, hogy a levélen keresztüli útmutató egyértelmű legyen, ami már önmagában is komoly feladat, s megfeledkeznek arról, hogy vigyázzanak: a nyelvezet ne legyen sértő.
Ha azzal kezded, hogy az egész pofon egyszerű és magától értetődő, az olvasó esetleg azt érezheti, hogy magától is rá kellett volna jönnie a megoldásra, esetleg nem mer kérdezni, ha mégsem ért valamit.
Fontos, hogy e-mailen keresztül is úgy tudj elmagyarázni dolgokat, hogy közben ne sértsd vele a másik büszkeségét – ahogy élőben sem tennéd.
Hagyj menekülőutakat neki, például „elsőre bonyolultnak tűnhet, de egyáltalán nem az”, vagy „ha egyszer már átlátod, nagyon könnyen kezelhető” – természetesen nem jó ötlet bonyolultnak láttatni az együttműködéseteket, de ezekkel a kifejezésekkel megtalálhatod a középutat.
„Feltételezem, hogy …”
Egy munkahelyen bizony, nem csupa móka és kacagás az élet, és igen, van olyan, hogy számon kell kérned valamit valakin, és ezzel nincs is semmi baj, nem leszel tőle rossz ember, csak a dolgodat végzed.
Egyrészt fölösleges ilyenkor óvatoskodni, mert ezzel csak gyengíted a saját pozíciódat, másrészt a konfliktust is fölösleges keresni, mert ez nem visz közelebb a megoldáshoz. A „feltételeztem” kezdetű számonkérések olyan passzív-agresszív vitákhoz vezetnek, amelyekből ritkán sül ki bármi jó.
Produktívabb lehet, ha azt írod „én úgy tudtam, hogy ez és ez lesz”, majd rákérdezel a szükséges pontokra: valóban így volt-e megbeszélve, hol akadt el a folyamat, mikor kerül vissza a medrébe, és te mit tehetsz, hogy ezt elősegítsd?
Magadban persze fortyoghatsz kicsit, de attól a munka nem lesz hamarabb készen.
„Még mindig várom …”
Ha valaki késésben van valamivel, és neked kell erre emlékeztetned, az nem egy hálás szerep, de ha része a munkádnak, meg kell tenned. A cél ilyenkor is az, hogy hatékony legyél, de ne keress fölösleges konfliktust, ami a munkának árthat.
A „még mindig várom” kezdetű e-mailek gyorsan frusztrálttá teszik azt, aki amúgy is késésben van valamivel.
Ha biztosra akarsz menni, akkor jobb, ha nem utólag kérsz számon dolgokat, hanem előre beállítasz valami emlékeztetőt – például rögzítesz egy 5 perces meetinget az online naptáratokban, vagy beállítasz mindkettőtöknek egy automatikus emlékeztetőt.
Így nincs konfliktus, hiszen a „hírvivő” nem te vagy, hanem egy mechanikus program.
„Bizonyára elkerülte a figyelmedet”
Nyilván nem kerülte el a figyelmét, és biztosan van valamilyen oka, amiért még nem tudott foglalkozni az adott problémával a kollégád. Kissé sértő így fogalmazni egy levélben, még akkor is, ha tökéletesen igazunk van és az illető késik a munka elvégzésével.
Udvariasabb és diplomatikusabb, ha újra megkérjük szépen, hogy vegye figyelembe a kérésünket, esetleg egy automatikus rendszeren keresztül küldünk egy standard emlékeztetést számára. Így még mindig elviheti a balhét az automatikus emlékeztető, és nem mi kerülünk a kollégánkkal direkt konfliktusba.