5+1 apróság, ami segít, hogy elolvassák az emailjeidet – És meg is tegyék, amit kérsz benne

Zabolai Margit
Írta: ,

Te is unod már, hogy küldöd az emailt, a rákérdzeő emailt, a sürgető emailt, de se válasz, se cselekvés nem követi a leveleidet? A pszichológus szerint ha így építed fel az üzenetedet, sokkal jobb az esélye annak, hogy a leveledet megnyissák, végigolvassák, és aztán még a leghalogatósabb kollégák is megtegyék rögtön, amit kértél benne.

Egy: Indíts a megfelelő tárggyal!

Ne azt írd le, hogy miért küldöd ezt a levelet, hanem azt, hogy mit kell tennie a címzettnek a levél elolvasása után. Vedd számításba, hogy mennyire kevés időt szánnak az emberek az üzenetek elolvasására, és hogy – az okostelefonok világában – jó eséllyel nem is akkor olvassák el a leveledet, amikor teljes figyelmet tudnak szentelni neki, hanem akár bevásárlás, tévézés, vagy a gyerekek fürdetése közben. Kezdj egy felszólítással, egy szükséglet, vagy az olvasó előnyének kiemelésével:

Menj el az ügyfélbázis építését segítő workshopra!” Vagy: „Szükségem van a visszajelzésedre az új munkaköri leírásról”.

És mivel sokaknak adódik gondja az idejük beosztásával, egy határidő kijelölése segít, hogy a címzett megnyissa, elolvassa és teljesítse is az emailt, és annak kéréseit: „Péntekig kérem a visszajelzést a tréningről”.

Kettő: Emeld ki az előnyöket! Rövid köszöntés után rögtön kezdj azzal, hogy milyen előnyökkel jár, ha az olvasó követi az emailben foglaltakat. Ezek lehetnek a szervezet, a címzett egysége, csapata, vagy saját magára számára szóló előnyök is: „az új weboldal lehetővé teszi egymás munkájának nyomon követését, automatikusan összekészíti a heti jelentéseket és megkönnyíti a team közötti kommunikációt. Egyetlen kattintással elérhetitek a folyamatokhoz szükséges fájlokat.

Három: Rövid magyarázat

Ezt kövesse egy rövid magyarázat arról, hogy az olvasónak miért kell lépéseket tennie – ez még mindig az első bekezdésben legyen!

Például: „Mivel az új weboldal jelentősen különbözik a régitől, mindenkinek el kell végeznie egy rövid tréninget, ami segíteni fog, hogy valóban ki is tudjuk használni az újítások kínálta előnyöket.”