5 lépés a hatékonyabb e-mailezésért

Írta: ,

Az internetes levelezés valószínűleg életed szerves része lett, hiszen reggeltől estig folyamatosan nyomatod az üzeneteket: számítógépen, telefonon, íróasztalnál és út közben. De ne hagyd, hogy a mennyiség a minőség rovására menjen!

Szedd össze magad!

Pontosabban a gondolataidat. Helyezkedj el kényelmesen, lazítsd el a válladat, és mély lélegzetet véve játszd végig fejben, hogy pontosan mit is akarsz leírni.

Az egész folyamat csupán öt másodpercet vesz igénybe, de rengeteg időt és bosszúságot megtakaríthatsz vele.

A e-mailezés leggyakoribb problémája ugyanis az szokott lenni, hogy a sebtében elküldött kérdések és válaszok forgatagában magunk sem tudjuk, mit szerettünk volna közölni – így pedig miként várhatjuk el a másiktól a megértést?

Arról nem is beszélve, hogy ezzel az apró felkészüléssel sokkal asszertívebb leveleket fogsz írni, magyarán több mindent és könnyebben el tudsz érni.

Vizualizáld a címzettet!

Ez a tanács elsőre talán furcsának tűnhet, pedig a világ egyik leginkább magától értetődő tippje.

Ha ugyanis egy pillanat erejéig magad előtt látod a másik embert, zsigeri szinten empátiát kelt benned, amivel a kommunikációt rögtön sikeresebbé teheted.

Nem számít, milyen érzéseket táplálsz iránta: az utált főnöködtől kezdve a legjobb barátnődig lehet bárki – a lényeg, hogy érezni fogod, milyen hozzáállással nyitja meg a leveled, illetve milyen fogadtatást remélhetsz tőle.

Márpedig rengeteget tehetsz az ügyed előmozdításáért, ha előre ennek a tudatában fogalmazod meg az üzenetet. Sőt, a válasz sem lep majd annyira meg…