5 lépés a hatékonyabb e-mailezésért

Írta: ,

Az internetes levelezés valószínűleg életed szerves része lett, hiszen reggeltől estig folyamatosan nyomatod az üzeneteket: számítógépen, telefonon, íróasztalnál és út közben. De ne hagyd, hogy a mennyiség a minőség rovására menjen!

Szedd össze magad!

1/5 Szedd össze magad!

Pontosabban a gondolataidat. Helyezkedj el kényelmesen, lazítsd el a válladat, és mély lélegzetet véve játszd végig fejben, hogy pontosan mit is akarsz leírni.

Az egész folyamat csupán öt másodpercet vesz igénybe, de rengeteg időt és bosszúságot megtakaríthatsz vele.

A e-mailezés leggyakoribb problémája ugyanis az szokott lenni, hogy a sebtében elküldött kérdések és válaszok forgatagában magunk sem tudjuk, mit szerettünk volna közölni – így pedig miként várhatjuk el a másiktól a megértést?

Arról nem is beszélve, hogy ezzel az apró felkészüléssel sokkal asszertívebb leveleket fogsz írni, magyarán több mindent és könnyebben el tudsz érni.

Vizualizáld a címzettet!

2/5 Vizualizáld a címzettet!

Ez a tanács elsőre talán furcsának tűnhet, pedig a világ egyik leginkább magától értetődő tippje.

Ha ugyanis egy pillanat erejéig magad előtt látod a másik embert, zsigeri szinten empátiát kelt benned, amivel a kommunikációt rögtön sikeresebbé teheted.

Nem számít, milyen érzéseket táplálsz iránta: az utált főnöködtől kezdve a legjobb barátnődig lehet bárki – a lényeg, hogy érezni fogod, milyen hozzáállással nyitja meg a leveled, illetve milyen fogadtatást remélhetsz tőle.

Márpedig rengeteget tehetsz az ügyed előmozdításáért, ha előre ennek a tudatában fogalmazod meg az üzenetet. Sőt, a válasz sem lep majd annyira meg…

Tisztázd, miért írsz!

3/5 Tisztázd, miért írsz!

Tudod, hogy az emberek hajlamosak a parttalan, pusztán a kapcsolatteremtés kedvéért indított kommunikációra.

Ennek megvan a maga helye és módja – az e-mail azonban nem a legmegfelelőbb forma, hiszen híján van olyan fontos nem nyelvi jelölőknek, amelyek egyfajta bensőségességet biztosíthatnának.

Az internetes levelezés leginkább egyeztetésre és tényközlésre alkalmas a pillanatnyi érzelmi állapot másokkal való megosztása helyett. Megkönnyíted tehát a dolgot, ha jó előre kijelented, milyen megfontolásból írsz, mi a célod az e-maillel.

Ezt már a legelső mondatban célszerű megtenned, az utolsóban pedig megismételni az esetleges kérdésedet. Így a címzett tekintete biztosan nem siklik el fölötte.

Kérdőjelezd meg!

4/5 Kérdőjelezd meg!

Még mielőtt rányomnál a „Küldés” gombra, tedd fel magadnak a kérdéseket: valóban azt írtad-e, amit akartál, kellően őszinte vagy-e, s tényleg ez-e a legjobb módja az üzeneted közvetítésének?

Nemleges válasz esetén még véletlenül se ijedj meg: kész szerencse, ha ebben a fázisban eszedbe jut, hogy mást kellene írnod, máshogy, esetleg az e-mail egyáltalán nem is nyerő az adott helyzetben.

Előfordulhat, hogy egy telefonnak vagy személyes találkozónak sokkal több értelmét látod – cselekedj aszerint, így utólag biztosan nem bánod meg!

Még mindig jobb így, mintha utólag kapnál a fejedhez.

Ne oszd meg a figyelmed!

5/5 Ne oszd meg a figyelmed!

Noha a multitasking, tehát az egyidejű feladatmegoldás manapság rendkívül divatosnak számít, speciális idegrendszeri szerkezet kell hozzá, hogy hatékonyan lehessen végezni – s ez messze nem adatott meg mindenkinek, még a nők közül sem.

Ne érezd tehát kötelességnek, hogy egyszerre egyél, telefonálj és e-mailezz! Ennek ugyanis egészségtelen táplálkozás és szörnyen sikertelen kommunikáció lehet a következménye. Azt is fontold meg, mely napszakokban óhajtod elérhetőnek mutatni magad e-mailben.

Lefekvés előtt két órával már semmiképpen sem érdemes, különben megzavarhatja az alvásciklusodat a pörgés és a digitális kijelző kékes fénye.

Mit gondolsz, a te e-mailezésed elég hatékony?